Dans ce dernier article de la trilogie sur la gouvernance d’entreprise, nous partageons avec vous la méthode de gouvernance umantex appliquée tant lors du déploiement de celle-ci que dans son activation au quotidien pour votre mode de gouvernance. 

L’objectif est d’accompagner les parties prenantes afin qu’elles s’approprient les enjeux stratégiques, les modalités et l’animation de votre gouvernance.

Pour rappel, les deux articles précédents évoquaient :

• Les facteurs déclencheurs de la mise en place d’un nouveau modèle de gouvernance
• Comment fédérer une gouvernance autour d’un projet commun ?

Le mode de gouvernance d’entreprise constitue le système et l’ensemble des règles qui régissent une entreprise ou un domaine d’activité. Pour un fonctionnement optimal, plusieurs actions sont recommandées :

• Donner une vision claire,
• S’assurer que la gouvernance est constituée de manière équitable et pragmatique,
• Fluidifier la circulation des informations entre les différentes parties prenantes,
• Faire vivre la gouvernance dès le début du mandat pour éviter l’installation de mauvaises habitudes.

Un des enjeux majeurs est l’alignement les parties prenantes avec pour finalité de :

• Favoriser la discussion, le débat et le pouvoir d’influence sur la décision,
• Conduire les analyses, explorer les alternatives, challenger et proposer des nouvelles options,
• Faciliter la prise de décision,
• Implémenter la décision. 

Cette démarche requiert un état d’esprit d’ouverture, une capacité à se mettre à la place des autres et de la polyvalence. En effet, elle doit à la fois :

• refléter la consolidation des enjeux de votre entreprise, son équipe opérationnelle et son expertise, des partenaires et du client final, 
• nourrir la réflexion en cours, 
• faciliter l’organisation des missions de chacun pour une meilleure prise de décision au long court.

Passons à la pratique !

La feuille de route pour mettre en place votre méthode de gouvernance

Notre recommandation est de créer une feuille de route permettant à chacun une lecture facilitée du plan à déployer, une meilleure appréhension des concepts stratégiques et une bonne visibilité sur les différentes actions opérationnelles selon le niveau de granularité et de détail que vous souhaitez.

Outil de communication, elle véhicule les informations nécessaires à la compréhension de tous les acteurs impliqués. Elle devient le support d’arbitrage quant aux priorisations entre les actions, la prise de décision et les compromis à réaliser. La feuille de route facilite les échanges et l’engagement entre les parties prenantes autour des challenges à relever.

Elle permet ainsi d’instaurer des rituels et de créer une culture de la flexibilité.

Bien pensée, la création d’une feuille de route est une façon pragmatique d’améliorer la collaboration entre plusieurs parties d’une même organisation, de visualiser les étapes structurantes, les activités sous-jacentes clés et les interdépendances associées. Si nous devions résumer, elle :

• Donne au global la direction à suivre,
• Consolide moyens humains, moyens financiers, matériel alloué,
• Évalue la performance, le progrès et les impacts
• Identifie les goulots d’étranglements et intègre les ruptures et risques à anticiper ou à contourner. Ce que je nomme les « What if scénarios ».
• Garantit le temps et les efforts nécessaires à investir.

C’est l’illustration concrète des initiatives réalisées, en cours ou à venir au travers de la mesure de la performance qui apporte clairvoyance et transparence lors des décisions. 

Au final, elle rassemble l’ensemble des informations indispensables à :

• la compréhension de la stratégie (le « pourquoi ? »), 
• la définition des objectifs (le « quoi »),  
• la visualisation du temps imparti (le « quand »),
• l’identification des ressources nécessaires (le « comment »).

Privilégiez simplicité, adaptabilité et flexibilité. 

La structure d’une feuille de route peut varier d’un projet à l’autre, cependant certains éléments sont incontournables tels que :

1. Les objectifs 
2. Les livrables
3. Les jalons tangibles
4. Les ressources (humaines et financières)
5. Les interdépendances entre les actions et les impacts associés.

En combinant vision globale du projet et process de travail collaboratif avec les objectifs à atteindre, cela renforcera la confiance et invitera les acteurs à s’exprimer et prendre des décisions.

Exemple de feuille de route à télécharger ci-dessous

Cette approche permet à l’entreprise de créer des mécanismes de gouvernance qui concentreront ses fonctions d’entreprise sur les questions les plus importantes, même lorsque les exigences changent. 

La timeline

Cependant, de nombreuses entreprises ne parviennent pas à adapter leur rythme de prise de décision au contexte évolutif, qui nécessite souvent un mouvement plus rapide que le cycle de décision habituel, car il faut souvent décider vite et agir vite. Ce type d’outil renforce la dynamique positive, crée un cercle décisionnel vertueux et accompagne le changement d’état d’esprit. Naturellement, la feuille de route s’accompagne d’une timeline simplifiée qui cadence le calendrier, aligne les talents sur les initiatives à forts impacts et exploite les sponsors ou décideurs au bon moment pour maximiser les chances de réussite.

Exemple de timeline à télécharger ci-dessous

Créer la feuille de route et la timeline qui vous permettront d’animer votre gouvernance et d’impliquer toutes les parties prenantes est un facteur clé de succès.

Vous vous demandez comment créer les conditions nécessaires à la réussite de votre gouvernance d’entreprise et comment intégrer des rituels qui vous permettront d’atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés ?

Et sûrement bien d’autres questions encore.

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